Agli inizi degli anni ’90 si pensava che dotando ogni postazione di lavoro con un computer si sarebbe eliminata la carta, purtroppo questa teoria si è rivelata del tutto falsa.

Oggi, nonostante la grandissima diffusione dei computer, i documenti vengono stampati e ristampati all’esasperazione comportando un costo elevato per ogni impresa.

Ma il vero problema che si sta riscontrando è che non solo non si è abbattuto il costo di produzione dei documenti cartacei ma si è creata la condizione ideale per disperdere le informazioni anche in formato digitale comportando nuovamente la necessità di stampare su supporto cartaceo tutte le informazioni di interesse.

Nella mia esperienza di consulenza sull’organizzazione documentale ho avuto modo di toccare con mano su realtà di varie dimensioni, dalla micro alla grande impresa, che il problema degli archivi digitali destrutturati è forse ancor più onerosa economicamente che non la loro stampa.

Vediamo un caso classico che si verifica quando si ha a che fare con dei documenti digitali.
1. Viene notificata, solitamente via e-mail o telefonicamente, all’operatore di sede l’esigenza di redigere un’offerta per un proprio cliente
2. L’operatore di sede provvede alla stesura della prima bozza d’offerta basandosi sui listini che, ritiene, essere quelli aggiornati e la inoltra al responsabile commerciale per l’approvazione, solitamente via e-mail.
3. Il responsabile commerciale verifica l’offerta e l’approva notificando l’approvazione all’operatore di sede, solitamente via e-mail o telefonicamente.
4. L’operatore di sede provvede ad inoltrare l’offerta al tecnico commerciale a cui è assegnato quel cliente, solitamente via e-mail.
5. Il tecnico commerciale riceve l’offerta e la sottopone all’attenzione del proprio referente presso il cliente.
6. Il cliente ne prende visione e accettandola richiede il modulo d’ordine.
7. Il tecnico commerciale richiede in sede, all’operatore di sede, di far avere il modulo d’ordine.
8. L’operatore di sede redige il modulo d’ordine e lo inoltra al tecnico commerciale il quale lo porta all’attenzione del cliente per la firma.
9. Il cliente firma il modulo d’ordine o il contratto ed il tecnico commerciale provvede a portare la copia originale in sede.
10. L’operatore di sede prende la copia originale, ne crea una copia ad uso interno, e l’archivia.

Immaginiamo, come è normale che succeda, in uno qualunque di questi passaggi sia stato necessario revisionare l’offerta o il contratto o scambiarlo più volte con uno dei soggetti.

Immaginiamo che le persone coinvolte non siano singole persone sempre presenti ma siano un reparto o un team di lavoro.

Immaginiamo che le persone che stanno seguendo questa procedura che potrebbe durare settimane non siano sempre disponibili e che non seguano solo questa pratica.

Ci si rende subito conto di problemi evidenti quali il controllo di versione del documento, il rischio di non avere coerenza tra offerta attesa e offerta fornita, gestione difficoltosa delle scadenze, valutazione dei tempi di accettazione pressoché impossibile, valutazione dei prodotti o servizi di maggior appeal sul mercato non attendibile, riscontri oggettivi degli obiettivi raggiunti dai singoli soggetti per valutarne la produttività del tutto assenti.

Come è possibile evitare di incorrere in queste inutili perdite di tempo e questi di rischi di perdita di informazioni?

Le soluzioni sono molteplici, dalla più “artigianale” che consiste nella creazione di una nomenclatura definita per i file e le versioni con un incapsulamento in cartelle e sotto cartelle, alla più “professionale” che consiste nell’applicazione di un sistema di gestione documentale interno alla propria azienda.

La prima soluzione fornisce un costo di start-up pressoché nullo ma è fortemente sconsigliabile nelle seguenti condizioni:
- Elevato numero di operatori (da 10 in su)
- Frequenti revisioni dei documenti (documenti trattati per 3 o 4 volte)
- Operatori concorrenti (più operatori accedenti agli stessi documenti)
- Condivisione documenti interna ed esterna alla propria azienda

La seconda soluzione è consigliabile per tutte quelle realtà organizzate dove si desidera poter tracciare la produttività di ogni operatore ed avere un controllo assoluto delle informazioni e di come queste possa essere divulgate internamente ed esternamente all’azienda. Questa seconda soluzione normalmente comporta un costo di start-up un po’ più alto che si recupera in 6 / 12 mesi di attività ed il cui tempo di vita medio è di 10 anni.

Mettiamo a confronto i due approcci e cerchiamo di comprenderne i vantaggi e gli svantaggi.

In conclusione è importante acquisire uno strumento di gestione documentale se la propria attività è predisposta al miglioramento qualitativo, all’organizzazione e all’ottimizzazione del lavoro. Non è costruttivo acquisire un sistema di gestione documentale se la propria attività è volontariamente disorganizzata, se il numero di operatori è inferiore a 3 o il volume di documenti generati è irrisorio. Le realtà nelle quali si impiega con maggior beneficio la gestione documentale sono le seguenti:

- Attività di commercio (gestione agenti, offerte, ordini, fatture)
- Attività amministrative (commercialisti, avvocati, manager di produzione)
- Attività assicurative e bancarie (reportistica, archiviazione e consultazione storici)
- Attività di servizio (gestione delle scadenze, dei contratti e delle relazioni servizio-cliente)
- Attività di progettazione edile e meccanica (gestione dei fascicoli e delle approvazioni, facilitazione all’organizzazione ISO:9001, reperimento dei documenti storici, visure catastali, specifiche tecniche, materiali, ecc.)