Come mai dovremmo pensare di adottare all’interno della nostra azienda un sistema di gestione documentale? Quali sono i veri motivi che ci spingerebbero a cercare una soluzione tecnologica per meglio organizzare il nostro lavoro?

La risposta è semplice e deducibile da una semplice riflessione di com’è cambiato il nostro operare da qualche decennio a questa parte. Agli inizi degli anni '90 si pensava che dotando ogni postazione di lavoro di un computer questo avrebbe permesso di eliminare i supporti cartacei tanto dispersivi quanto costosi. Purtroppo oggi sappiamo che non è sufficiente dotare ogni postazione di lavoro con un pc per poter ovviare al problema cartaceo, anzi si è creata sempre più la difficoltà di organizzare flussi di informazioni sempre più eterogenei e complessi.

E' normale trovare in un'azienda server carichi di documenti di tutte le forme e nature con il risultato che si sono diffusi due diversi approcci lavorativi:
- Non si cancella mai niente
- Si crea un archivio cartaceo parallelo all'archivio elettronico

Ma è possibile che in entrambi i casi per poter trovare un documento si debbano spendere preziosi1 minuti di lavoro?

1 ad es. 15 min. persi a cercare documenti x 200 giorni lavorativi = 50h di lavoro perse x 12 euro/h = 600 euro annui di spreco per ogni operatore! Questa stima non tiene conto del fatto che il costo orario della persona è mediamente superiore (15 euro / h), non tiene conto che il tempo medio per la ricerca di documenti, l'individuazione dei documenti corretti, il controllo di versione dei documenti e il salvaggio è di 45 min. al giorno... ma ci piace avere una visione ottimistica.

Analizziamo in breve quelle che sono i due approcci sopracitati per verificare quanti soldi in questo momento la vostra impresa sta disperdendo perché poco attenta al recupero dei costi nascosti della gestione documentale.

Nel caso in cui la vostra impresa abbia un approccio conservativo probabilmente dispone di un server su cui ogni operatore, collaboratore ed impiegato deposita tutti i documenti, progetti ed ordini creando un vero e proprio proliferare di documenti sparsi in migliaia di cartelle e grandi difficoltà nel reperire sempre l'ultima versione di ogni documento, immaginiamo offerte che vengono ridiscusse o progetti che devono essere approvati.

Nel caso in cui la vostra impresa decida di creare una copia cartacea parallela alla copia elettronica la consultazione può avvenire attraverso il cartaceo o l'elettronico e quindi nel caso di modifica di un documento questo dovrà essere ristampato, con un nuovo costo, e riarchiviato. Se poi questo documento fosse soggetto ad approvazione come è possibile dalla copia cartacea avere visibilità istantanea dello stato di lavorazione?

Immaginiamo ora di essere nel 2011 e di voler consultare un documento mediante una connessione mobile, da cellulare, iPad o Tablet, immaginiamo di avere più sedi e poter distribuire le informazioni sempre tempestivamente e sempre in coerenza con l'ultimo stato di aggiornamento, immaginiamo anche di poter rintracciare un documento in pochi istanti anche se risalente ad anni fa o a commesse storiche... non migliorerebbe la vostra modalità di lavoro? Non aumenterebbe la vostra produttività se tutte le informazioni aziendali alle quali avete accesso, con i massimi criteri di sicurezza, fossero disponibili sempre, istantaneamente e senza alcun rischio di deterioramento o smarrimento?

La nostra soluzione di gestione documentale nasce per lo scopo di poter permettere alle piccole e medie imprese di velocizzare il proprio lavoro rendendole più competitive e reattive, fornendo una struttura documentale stabile e flessibile capace di adattarsi alla loro modalità di lavoro e di organizzare ogni flusso di informazioni così come è meglio per l'azienda. Alla base della nostra soluzione documentale c'è la consapevolezza che un software, in generale qualunque software, deve adattarsi e migliorare le condizioni di lavoro dei suoi utilizzatori e non diventare un impedimento per quest'ultimi.

Neoshare è un software flessibile, semplice e completo.

Flessibile perché è in grado di gestire le informazioni dinamicamente, sarete voi a scegliere quali informazioni immagazzinare e come organizzarle

Semplice perché non necessita di ore e ore di formazione, non necessita di uno studio approfondito o di competenze specifiche ² perché basato sulla nostra tecnologia liquida

Completo perché dispone di una serie di automatismi che rendono il sistema funzionale ad ogni scopo di gestione, dalle notifiche automatiche alla generazione di report, dal controllo degli accessi alla gestione delle approvazioni, dalle scadenze alla raccolta dati da sorgenti esterne.

^{(2) Computer World Italia descrive così la nostra piattaforma allo stato liquido il 28/06/2010: E' ITALIANO IL PRIMO SISTEMA DOCUMENTALE CHE NON RICHIEDE UN MANUALE D'USO}

Neoshare si divide in una serie di versioni già verticalizzate su alcune realtà specifiche. Di seguito sono riportate alcune delle principali realtà sulla quali è stata applicata la tecnologia liquida e quali vantaggi ne sono scaturiti.

Le principali funzionalità dedicate alla verticalizzazione per le agenzie assicurative del sistema di gestione documentale Neoshare sono le seguenti:

- Gestione polizze (conservazione ottica delle polizze assicurative)
- Gestione dello scadenziario (sistema di notifica delle polizze in scadenza e dello stato dei rinnovi)
- Gestione multi-mandato (possibilità di gestire i diversi mandati delle singole compagnie assicurative suddivisi per cliente, offerta, tipologia di polizza, ecc.)
- Gestione sinistri (possibilità di gestire i sinistri, raccolta foto, assegnazione al perito, notifica dei tempi di intervento medi dei periti, ecc.)
- Portale sinistri (possibilità di condividere tutto il materiale di interesse dei sinistri ai singoli periti con tracciabilità della presa in carico, della consegna a liquidatore e di eventuali comunicazioni interne)
- Gestione dei contraenti (rapporti per ogni cliente sullo stato delle sue polizze e pratiche con estrazione in formato MS Excel degli importi assicurativi per cliente, per compagnia per periodo, ecc.)

Dalla collaborazione con Informatica Service la soluzione neoshare è stata verticalizzata per le socità fiduciarie e strutturata per fornire un rapido accesso a tutte le informazioni dei fiducianti mediane il codice mandato e estrazioni trasversali tra estratti conti e mandati, documenti di identificazione e corrispondenza. Di seguito sono indicate alcune tra le principali funzionalità della gestione documentale per le società fiduciarie.

- Archiviazione dei mandati fiduciari
- Archiviazione dei documenti di identificazione
- Gestione delle scadenze dei documenti di identità
- Archiviazione degli estratti conti bancari
- Interfaccia con sistemi di contabilità fiduciaria
- Interfaccia con scanner e sistemi di acquisizione ottica
- Gestione della sicurezza avanzata
- Protocollazione della corrispondenza entrante ed uscente

NOTA: Il pacchetto di gestione documentale per le fiduciarie è abbinabile al software di contabilità fiduciaria FIDUGES di Informatica Service S.r.l. e ai sistemi di acquisizione ottica forniti dall'Informatica Service S.r.l.